Dlaczego pracownicy szybko odchodzą z firmy?

… i dlaczego to jest takie drogie dla firmy – mógłby brzmieć podtytuł. Właśnie.

Zdecydowałem się napisać ten tekst, bo poczułem potrzebę powiedzenia czegoś ważnego. Czegoś, co zdarza się w małych firmach, a czasem nie tylko w małych.

Czemu trafiam na niekompetentnych pracowników?

Masz czasem wrażenie, że zatrudniasz niewłaściwe osoby? Takie, która na rozmowie rekrutacyjnej prezentują się rewelacyjnie, ale kilka tygodni w pracy pokazuje jak bardzo się myliłeś? Jeśli masz takie doświadczenia to…

Powiem, że nie tylko Ty jeden masz taki problem. Wiele firm się z tym boryka.

Wiem, nie jest to pocieszające.

Czemu tak się dzieje?

Z pewnością nie ma jednej właściwej odpowiedzi. Gdyby tak było, napisałbym rozwiązanie, dla wszystkich. Tak się jednak nie dzieje. Bo nie ma prawa.

Jednak to co zaobserwowałem, to trzy główne powody czemu ludzie szybko odchodzą z firmy:

Po pierwsze.

W gonitwie za realizacją wyników, nie poświęca się wystarczająco wiele czasu na proces rekrutacji, a szczególnie zadanie sobie pytania: po co chcę kogoś zatrudnić i jakie ma posiadać kluczowe umiejętności. Brak odpowiedzi na to pytanie szybko się mści.

Po drugie.

Jeśli to czytasz to penie nie jeśli nie jesteś ekspertem od rekrutacji. Nie możesz nim być, bo znasz się na innych ważnych rzeczach. Jesteś właścicielem małej firmy, dyrektorem lub managerem któremu wrzucono to zadanie. Więc jeśli nawet wiesz kogo chcesz zatrudnić to często pojawia się pytanie, jak to sprawdzić czy kandydat się nadaje na dane stanowisko?

Czasem więc, wybierasz pracownika i sprawdza się on, a czasem się nie sprawdza. Jest to, jak rzut kośćmi. Gdzie czasem wygrywasz, a czasem nie.

Po trzecie.

Osoby zostały dobrze zrekrutowane, są na wymarzonym stanowisku, ale ich manager nie ma wystarczających umiejętności managerskich, a jeśli nawet są one na wysokim poziomie, czasem popełnia błędy. Każdy je popełnia, dlatego dobrym pomysłem jest superwizja zarządzania. Dzięki temu dostrzega się rzeczy, które mogą stać się niebezpieczne, albo pozwolą usprawnić swoją efektywność. (np. powiedziałem coś a to może być kroplą, która przeleje czarę goryczy i przyczyni się do tego, że za kilka miesięcy osoba odejdzie z pracy – dostrzegając ten punkt można to zneutralizować)

Dlatego to jest także istotny powód odchodzenia pracowników z firmy. Mówi się, że przychodzi się do firmy a odchodzi od szefa. Ale tym powodem w tym wpisie nie będę się zajmował. Skupię się na umiejętności rekrutacji właściwych osób na właściwe stanowiska.

Jak zrobić aby ludzie zostawali na dłużej w firmie?

To jest najważniejsze pytanie na które warto znaleźć odpowiedzi. Z pewnością nie będzie to jedna, właściwa odpowiedź. Mogę Ci podpowiedzieć co zrobić, aby zwiększyć szansę na sukces. Opowiem, jak ja to robiłem dla moich klientów. Pokażę Ci też, jakie błędy popełniali Ci, którym się nie udawało.

Zobaczysz na przykładach jak rekrutowałem osoby na dane stanowiska. Jakie rzeczy powodowały, że coś działało i które z tych działań były najważniejsze. Zanim jednak to zrobię w tym tekście pokażę Ci wyliczenia, ile takie chybione działania kosztują.

Dlaczego jest to ważne?

Panuje przekonanie, że taka wewnętrzna rekrutacja nic nie kosztuje. Nie warto zlecać tego na zewnątrz. Lepiej zrobić to własnymi siłami, bo jest to tańsze i przecież znamy firmę. Czy aby napewno? Policzmy.

Zacznijmy od początku.

Co składa się na rekrutację?

Badanie potrzeb

Szczególnie ważny etap. Od niego zależy celowość nowego stanowiska. Jest to więc moment w którym zastanawiamy się co może ułatwić/usprawnić/wnieść do firmy/ dana osoba?

• czas, który poświęcamy na odpowiedź: Po co chcemy zatrudnić nową osobę?

Z mojego doświadczenia wynika, że często brakuje odpowiedzi na to pytanie.

Jak już wiemy co ma wnieść. To kolejne pytanie brzmi.

• Jaką wiedzę, umiejętności i postawy ma mieć ta osoba?

Pracując dla jednej z fundacji trafiłem na taki przypadek. Osoby pracujące na tym samym stanowisku miał bardzo różny nazwijmy to poziom. Wszyscy mieli potrzebną wiedzę, aby zajmować się podopiecznymi. Nikt jednak nie sprawdzał takich rzeczy jak szybkości uczenia się, znajdowania rozwiązań w przypadku niestandardowych sytuacji, umiejętność miękkiego komunikowania oczekiwań, stawiania granic, cierpliwości. Miało to swoje konsekwencje i powodowało, że zespół prezentował bardzo różny poziom, a przez to cały proces wsparcia podopiecznych był różny. Powodowało to większą frustrację wśród osób, które dobrze wykonywały swoje zadania.

Gdyby ktoś zadał sobie dodatkowe pytania, łatwiej byłoby znaleźć odpowiednie osoby.

Jeśli wiemy czego mamy oczekiwać od osób, będzie nam łatwiej rekrutując. A później zarządzając zespołem.

Projektowanie i przeprowadzenie rekrutacji

Cały proces rekrutacji czyli;

• przejrzenie CV,
• zaprojektowanie pytań rekrutacyjnych,
• zaproszenie na rozmowę,
• przeprowadzenie rozmowy rekrutacyjnej,
• podjęcie decyzji,
• spotkanie z wybraną ostateczne osobą (doprecyzowujące szczegóły umowy/warunków),
• podpisanie umowy.

Wdrożenie pracownika

• zapoznanie się z procedurami (spisanymi)
• czas osoby, która uczy nową osobę
• czas pracownika kiedy nie jest w pełni efektywny (wykonanie nowych rzeczy zajmuje więcej czasu i popełnia się więcej błędów)

Ile będzie kosztowała cała rekrutacja?

Czyli, na jakie koszty musimy się przygotwować rekrutując pracownika?

1. Koszty ogłoszenia
2. Koszty rekrutacji. Czyli czas jaki poświęcamy na rekrutację zamiast na robienie czegoś innego.
3. Koszty czasu pracownika, kiedy się szkoli.
4. Koszty wdrożenia pracownika (czyli czas managera lub innego pracownika)
5. Koszty stanowiska pracy. (w tym przypadku nie zdecydowałem się tego liczyć)

Rekrutacja asystentki – na realnym przykładzie

Policzmy, ile dokładnie będzie kosztował cały proces rekrutacji wraz z wdrożeniem pracownika. (który odejdzie z firmy)

Aby uniknąć gdybania, że coś może być droższe, coś może być tańsze, lubię pokazywać jak było w konkretnym przypadku. Zachowam dla siebie wszelkie informacje, których nie mogę udzielić. Ale to o czym będziesz czytał myślę, że wystarczy aby zobaczyć, jak wyglądał cały proces.

W tym przypadku klient poszukiwał osoby na, wydawałoby się proste stanowisko, jakim jest asystentka.

Proces REKRUTACJA

Stanowisko asystentka. 

Koszty, które widzicie zostały poniesione przez firmę z którą współpracowałem. Możesz uważać, że mogą być inne. Jednak takie zostały poniesione.

Koszty rekrutacji

Koszty ogłoszenia:

100 zł

Koszty czasu rekrutacji:

W tym przypadku całą rekrutację przeprowadzał manager. Jest to mała firma, (około 20 osób), ze względu na specyfikę pracy, to on miał największą wiedzę o tym co miałaby robić dana osoba i był osobą decydującą o zatrudnianiu.

Dlatego przyjąłem, że jednym z kosztów rekrutacji będzie koszt czasu managera.

Miesięczny koszt czasu managera to 9000 zł (wszystkie koszty, które ponosi firma a nie tylko kwota, którą otrzymuje pracownik)

Manager pracując 160 godz w miesiącu, jego roboczogodzina kosztuje (1 godz 56,25 zł). Oczywiście jest to uproszczenie, bo który z managerów pracuje „tylko” 8 godz dziennie. 🙂

W procesie rekrutacyjnym uczestniczyła po stronie klienta uczestniczyła tylko jedna osoba, (dzieję się to bardzo rzadko, częściej w proces decyzyjny zaangażowanych jest więcej osób)

Cały opisany powyżej proces trwał łącznie 8 godziny. Czyli jeśli policzymy każdą godzinę po 56,25 zgł razem da nam to 450 zł

Koszty wynajęcia sali: (W tym przypadku, firma nie dysponowała salą w której mogłyby się odbyć spotkanie, dlatego ważne było aby to było blisko miejsca pracy, ten sam budynek )

5 godz = 120 zł 

Całkowity koszt rekrutacji:

Czyli najmniejszy minimalny koszt rekrutacji to 670 zł

Koszty wdrożenia

Koszty czasu pracownika

W tym przypadku wdrożenie trwało 2 tygodnie.

Całkowity koszt pracownika to 3200 zł  (czyli koszt pracownika brutto + część ubezpieczenia po stronie firmy)

2 tygodniowa obecność pracownika, który nie ukrywajmy w tym czasie nie będzie skuteczny, będzie kosztowało firmę 1600 zł 

Koszty czasu managera

Ile będzie kosztował czas managera, który ucząc i przygotowując osobę nie będzie robił czegoś innego? O tym już jutro.

W tym przypadku manager poświęcił na wstępne wdrożenie 16 godz. swojej pracy (w okresie 2 tygodni).

16 godz x 56,25 zł = 900 zł

Całkowity koszt wdrożenia:

Czyli najmniejszy minimalny koszt wdrożenia to 2500 zł

Najmniejsze całkowite koszty

670 zł + 2500 zł = 3170 zł

Podsumowanie:

Ta osoba odeszła po 3 miesiącach pracy, nie osiągając pełnej samodzielności na stanowisku.

Czyli, rekrutując kolejną osobę w taki sposób, i zakładając, że taka osoba zostałaby na stanowisku pracy, można powiedzieć, że najmniejszy koszt pozyskanie jednego pracownika to 6340 zł.

Zrobiłem takie założenie gdyż firma nie zdecydowała się na tą samą procedurę, a poprosiła mnie o pomoc.

Dodatkowe straty

Co jest tu istotnie przez niewłaściwą rekrutację nie został osiągnięty cel jakim było: odciążenie managera w prostszych czynnościach i usprawnienie przez to jego pracy

Wdrażając pracownika, czyli inwestując swój czas, manager miał musiał przesunąć niektóre zadania na później.

Potrzebuję zatrudnić pracownika. Od czego powinienem zacząć?

Zastanów się poważnie, co on ma konkretnie robić?

Czy ta ilość pracy będzie realizowana przez 8 godz dziennie? Jeśli nie to co jeszcze ma ta osoba robić? Czy może lepszym rozwiązaniem jest outsourcing lub zatrudnienie na niepełny etat?

Przyjrzyjmy się jak to było w przypadku naszej asystentki?

Manager deklarował, że taka osoba będzie potrzebna do:

• Poprawianie tekstów
• Opisywanie procedur firmowych
• Organizowanie oraz czuwanie nad podstawowymi zadaniami w firmie

Po zadaniu pytania, czyli czy ta ilość pracy będzie realizowana przez 8 godz dziennie, manager szybko stwierdził ze zdziwieniem, że nie ma aż tylu zadań, żeby tylko dla nich zatrudniać osobę.

Jakie umiejętności?

Wiemy już co taka osoba będzie robiła. Dlatego to co jest kolejnym krokiem to określenie umiejętności jakie są potrzebne.

• Świetne posługiwanie się językiem polskim, stylistyka i interpunkcja,
• Umiejętność zwięzłego i zrozumiałego opisywania instrukcji, myśli, zadań,
• Swoboda w poruszaniu się w świecie wyliczeń,
• Umiejętność wyszukiwania danych i ich analizy,
• Szybkie uczenie się nowych rzeczy.

Oraz z poziomu postaw

• Nie obawianie się w wyrażeniu swojego zdania,
• Nastawienie na szukanie rozwiązań
• Otwartość na uczenie się nowych rzeczy.

Jak sprawdzić osobę?

Bordman, tak się chwalisz, a jak to zrobić? Jeszcze mogę sobie wyobrazić, że łatwo sprawdzić czy osoba poprawnie pisze, ale jak można sprawdzić inne rzeczy? Już Ci mówię.

Jeśli chciałem sprawdzić, czy ktoś widzi błędy, prosiłem żeby osoba śmiało poprawiała wszystkie błędy, które zobaczy. Oczywiście osoby, błędy poprawiały. (lepiej lub gorzej), natomiast kilka z tych osób, poprawiło także błędy, które umieściliśmy celowo w pytaniach.

Dzięki temu widzieliśmy czy osoby będą wykonywały dokładnie polecenie, czy także będą wyczulone na poszukiwanie błędów w innych obszarach i będą o tym mówić/pisać. (oczywiście to nie było jedyne zadanie, które sprawdzało mniejszy lęk przed mówieniem tego co się myśli – w szczególności jeśli o to była osoba proszona.)

Stworzyłem też dość proste zadanie, które wymagało podstawienia danych do wzoru, polegającym na obliczeniu odsetek od kredytu. Jednak tylko 7% osób zorientowało się, że rok w treści jest rokiem przestępnym i trzeba podstawić, nie 365 a 366 dni.

Jak wybrać ostatecznie osobę?

Gdy zaprojektowałem wszystkie testy. Ustaliłem jakie umiejętności, mają kluczowe znaczenia. Używam do tego modelu MOSCoW, który wprawdzie jest używany do projektowania, jednak bardzo dobrze sprawdza mi się w rekrutacji.

„Według A Guide to the Business Analysis Body of Knowledge, wersja 2.0^[1], sekcja 6.1.5.2, wyróżnia się następujące kategorie MoSCoW:

• M – MUST (musi być): Opisuje wymaganie, które musi być spełnione w końcowym, finalnym rozwiązaniu.
• S – SHOULD (powinien być): Reprezentuje pozycję o wysokim priorytecie, która powinna być zawarta w rozwiązaniu, jeżeli jest to możliwe.
• C – COULD (może być): Opisuje wymaganie, które jest postrzegane jako pożądane, ale niekonieczne. Zostanie ono zawarte, jeżeli pozwolą na to czas i zasoby.
• W – WON’T (nie będzie): Reprezentuje wymaganie, które – za zgodą interesariuszy – nie będzie implementowane w danym wydaniu, ale może być rozpatrzone w przyszłości.”

Cytuję za Wikipedią.

Czyli w przypadku naszej „ASYSTENTKI” wyglądało to tak:

MUST: umiejętność myślenia analitycznego, posługiwania się liczbami, bycie precyzyjnym w liczeniu, bardzo dobrego używnaia języka polskiego.

SHOULD: wyrażać swoje zdanie, kreatywanego rozwiązania zadań, obsługiwać excela, worda.

COULD: posiadać prawo jazdy,

WON’T: znać języki obce, obsługiwać programy graficzne

Każdy kandydat otrzymywał punkty, za zadania. Dzięki temu trochę bardziej obiektywnie mogłem ocenić, różne osoby. W ostatecznym etapie przedstawiałem 3 osoby, które uzyskały najwięcej punktów i osoba, która miała z kandydatem pracować sama podejmowała decyzję.

Chciałem zapewnić coś, co jest trudno mierzalne, czyli takie dotarcie personalne. A jednocześnie byłem pewien, że każda z tych osób będzie sprawdzała się na na danym stanowisku. Czyli osoba decyzyjna, wybierała tylko z najlepszych kandydatów.

Tekst powstaje w ramach wyzwania 100 dni codziennego pisania.