… i dlaczego to jest takie drogie dla firmy – mógłby brzmieć podtytuł. Właśnie.

Zdecydowałem się napisać ten tekst, bo poczułem potrzebę powiedzenia czegoś ważnego. Czegoś, co zdarza się w małych firmach, a czasem nie tylko w małych.

 

Czemu trafiam na niekompetentnych pracowników?

Masz czasem wrażenie, że zatrudniasz niewłaściwe osoby? Takie, która na rozmowie rekrutacyjnej prezentują się rewelacyjnie, ale kilka tygodni w pracy pokazuje jak bardzo się myliłeś? Jeśli masz takie doświadczenia to…

Powiem tak, nie tylko Ty jeden masz z tym problem, gdyż wiele firm się z tym boryka.

Wiem, nie jest to pocieszające.

Czemu tak się dzieje?

Z pewnością nie ma jednej właściwej odpowiedzi. Gdyby tak było, napisałbym rozwiązanie, dla wszystkich. Tak się jednak nie dzieje. Bo nie ma prawa.

Jednak to co zaobserwowałem, to dwa główne powody czemu ludzie szybko odchodzą z firmy:

Po pierwsze.

W gonitwie za realizacją wyników, nie poświęca się wystarczająco wiele czasu na proces rekrutacji, a szczególnie zadanie sobie pytania: po co chcę kogoś zatrudnić i jakie ma posiadać kluczowe umiejętności. Brak odpowiedzi na to pytanie szybko się mści.

Po drugie.

Jeśli to czytasz to penie nie jeśli nie jesteś ekspertem od rekrutacji. Nie możesz nim być, bo znasz się na innych ważnych rzeczach. Jesteś właścicielem małej firmy, dyrektorem lub managerem któremu wrzucono to zadanie. Więc jeśli nawet wiesz kogo chcesz zatrudnić to często pojawia się pytanie, jak to sprawdzić czy kandydat się nadaje na dane stanowisko?

Czasem więc, wybierasz pracownika i sprawdza się on, a czasem się nie sprawdza. Jest to, jak rzut kośćmi. Gdzie czasem wygrywasz, a czasem nie.

Jak zrobić aby ludzie zostawali na dłużej w firmie?

To jest najważniejsze pytanie na które warto znaleźć odpowiedzi. Z pewnością nie będzie to jedna, właściwa odpowiedź. Mogę Ci podpowiedzieć co zrobić, aby zwiększyć szansę na sukces. Opowiem, jak ja to robiłem dla moich klientów. Pokażę Ci też, jakie błędy popełniali Ci, którym się nie udawało.

Zobaczysz na przykładach jak rekrutowałem osoby na dane stanowiska. Jakie rzeczy powodowały, że coś działało i które z tych działań były najważniejsze. Zanim jednak to zrobię w tym tekście pokażę Ci wyliczenia, ile takie chybione działania kosztują.

 

Dlaczego jest to ważne?

Panuje przekonanie, że taka wewnętrzna rekrutacja nic nie kosztuje. Nie warto zlecać tego na zewnątrz. Lepiej zrobić to własnymi siłami, bo jest to tańsze i przecież znamy firmę. Czy aby napewno? Policzmy.

 

Zacznijmy od początku.

 

Co składa się na rekrutację?

Badanie potrzeb

Szczególnie ważny etap. Od niego zależy celowość nowego stanowiska. Jest to więc moment w którym zastanawiamy się co może ułatwić/usprawnić/wnieść do firmy/ dana osoba?

  • czas, który poświęcamy na odpowiedź: Po co chcemy zatrudnić nową osobę?

Z mojego doświadczenia wynika, że często brakuje odpowiedzi na to pytanie.

Jak już wiemy co ma wnieść. To kolejne pytanie brzmi.

  • Jaką wiedzę, umiejętności i postawy ma mieć ta osoba?

Pracując dla jednej z fundacji, okazało się, że osoby, zatrudniane na podobne stanowiska miały potrzebną wiedzę, tak aby jak zajmować się podopiecznymi, ale nikt nie sprawdzał takich rzeczy jak szybkości uczenia się, znajdowania rozwiązań w przypadku niestandardowych sytuacji, umiejętność miękkiego komunikowania oczekiwań, stawiania granic, cierpliwości. Miało to swoje konsekwencje i powodowało, że zespół prezentował bardzo różny poziom a przez to cały proces wsparcia podopiecznych był zmienny. Powodowało to trudności i większą frustrację dla osób, które wykonywały zadania dobrze.

Gdyby ktoś zadał sobie takie pytania, łatwiej byłoby znaleźć takie osoby. Ale też, po zatrudnieniu wspomóc osoby w rozwoju ważnych umiejętności, tak szybko jak to możliwe.

Jeśli wiemy czego mamy oczekiwań od osób, będzie nam łatwiej rekrutując. A później zarządzając zespołem.

Projektowanie i przeprowadzenie rekrutacji

Cały proces rekrutacji czyli;

  • przejrzenie CV,
  • zaprojektowanie pytań rekrutacyjnych,
  • zaproszenie na rozmowę,
  • przeprowadzenie rozmowy rekrutacyjnej,
  • podjęcie decyzji,
  • spotkanie z wybraną ostateczne osobą (doprecyzowujące szczegóły umowy/warunków),
  • podpisanie umowy.

 

Wdrożenie pracownika

  • zapoznanie się z procedurami (spisanymi)
  • czas osoby, która uczy nową osobę
  • czas pracownika kiedy nie jest w pełni efektywny (wykonanie nowych rzeczy zajmuje więcej czasu i popełnia się więcej błędów)

 

Ile będzie kosztowała cała rekrutacja?

 

Czyli, na jakie koszty musimy się przygotwować rekrutując pracownika?

  1. Koszty ogłoszenia
  2. Koszty rekrutacji. Czyli czas jaki poświęcamy na rekrutację zamiast na robienie czegoś innego.
  3. Koszty czasu pracownika, kiedy się szkoli.
  4. Koszty wdrożenia pracownika (czyli czas managera lub innego pracownika)
  5. Koszty stanowiska pracy. (w tym przypadku nie zdecydowałem się tego liczyć)

 

Rekrutacja asystentki – na realnym przykładzie

Policzmy, ile dokładnie będzie kosztował cały proces rekrutacji wraz z wdrożeniem pracownika. (który odejdzie z firmy)

Aby uniknąć gdybania, że coś może być droższe, coś może być tańsze, lubię pokazywać jak było w konkretnym przypadku. Zachowam dla siebie wszelkie informacje, których nie mogę udzielić. Ale to o czym będziesz czytał myślę, że wystarczy aby zobaczyć, jak wyglądał cały proces.

W tym przypadku klient poszukiwał osoby na, wydawałoby się proste stanowisko, jakim jest asystentka.

 

Proces REKRUTACJA

Stanowisko asystentka. 

Koszty, które widzicie zostały poniesione przez firmę z którą współpracowałem. Możesz uważać, że mogą być inne. Jednak takie zostały poniesione.

 

Koszty rekrutacji

Koszty ogłoszenia:

100 zł

 

Koszty czasu rekrutacji:

W tym przypadku całą rekrutację przeprowadzał manager. Jest to mała firma, (około 20 osób), ze względu na specyfikę pracy, to on miał największą wiedzę o tym co miałaby robić dana osoba i był osobą decydującą o zatrudnianiu.

Dlatego przyjąłem, że jednym z kosztów rekrutacji będzie koszt czasu managera.

Miesięczny koszt czasu managera to 9000 zł (wszystkie koszty, które ponosi firma a nie tylko kwota, którą otrzymuje pracownik)

Manager pracując 160 godz w miesiącu, jego roboczogodzina kosztuje (1 godz 56,25 zł). Oczywiście jest to uproszczenie, bo który z managerów pracuje „tylko” 8 godz dziennie. 🙂

W procesie rekrutacyjnym uczestniczyła po stronie klienta uczestniczyła tylko jedna osoba, (dzieję się to bardzo rzadko, częściej w proces decyzyjny zaangażowanych jest więcej osób)

Cały opisany powyżej proces trwał łącznie 8 godziny. Czyli jeśli policzymy każdą godzinę po 56,25 zgł razem da nam to 450 zł

 

Koszty wynajęcia sali: (W tym przypadku, firma nie dysponowała salą w której mogłyby się odbyć spotkanie, dlatego ważne było aby to było blisko miejsca pracy, ten sam budynek )

5 godz = 120 zł 

Całkowity koszt rekrutacji:

Czyli najmniejszy minimalny koszt rekrutacji to 670 zł

 

Koszty wdrożenia

Koszty czasu pracownika

W tym przypadku wdrożenie trwało 2 tygodnie.

Całkowity koszt pracownika to 3200 zł  (czyli koszt pracownika brutto + część ubezpieczenia po stronie firmy)

2 tygodniowa obecność pracownika, który nie ukrywajmy w tym czasie nie będzie skuteczny, będzie kosztowało firmę 1600 zł 

 

Koszty czasu managera

Ile będzie kosztował czas managera, który ucząc i przygotowując osobę nie będzie robił czegoś innego? O tym już jutro.

W tym przypadku manager poświęcił na wstępne wdrożenie 16 godz. swojej pracy (w okresie 2 tygodni).

16 godz x 56,25 zł = 900 zł

Całkowity koszt wdrożenia:

Czyli najmniejszy minimalny koszt wdrożenia to 2500 zł

 

Najmniejsze całkowite koszty

670 zł + 2500 zł = 3170 zł

 

Podsumowanie:

Ta osoba odeszła po 3 miesiącach pracy, nie osiągając pełnej samodzielności na stanowisku.

Czyli, rekrutując kolejną osobę w taki sposób, i zakładając, że taka osoba zostałaby na stanowisku pracy, można powiedzieć, że najmniejszy koszt pozyskanie jednego pracownika to 6340 zł.

Zrobiłem takie założenie gdyż firma nie zdecydowała się na tą samą procedurę, a poprosiła mnie o pomoc.

Dodatkowe straty

Co jest tu istotnie przez niewłaściwą rekrutację nie został osiągnięty cel jakim było: odciążenie managera w prostszych czynnościach i usprawnienie przez to jego pracy

Wdrażając pracownika, czyli inwestując swój czas, manager miał musiał przesunąć niektóre zadania na później.

O tym jak rekrutować skutecznie, napiszę już jutro.

Tekst powstaje w ramach wyzwania 100 dni codziennego pisania.