Jednym z problemów związanych z pracą są spotkania. Bywa tak, że cały dzień spędza się na spotkaniach różnej maści. Jednak duża część pracowników ma poczucie, że ten czas nie został wykorzystany właściwie.

Spotkania nudne i długie

Najczęściej oceniamy te spotkania jako nudne, niewiele wnoszące i długie. Z drugiej strony jeśli ich nie ma pojawiają się głosy, że brakuje wymiany informacji.

Co więc zrobić? Zrezygnować? Napewno nie! Trzeba je zacząć prowadzić w efektywny sposób. 

Oszczędności na spotkaniach

Czemu? Jeśli w spotkaniu uczestniczy 7 osób. Spotykają się raz w tygodniu na 1,5 godziny. To policz ile kosztuje czas każdej z tych osób. Jeśli udałoby się osiągnąć co najmniej ten sam efekt w godzinę. To oszczędzamy 14 godz pracy w miesiącu. 

Te 14 godzin to pieniądze, które wydajemy. Oraz te 14 godzin to czas, który nie jest wykorzystany na inne projekty.

Co więcej,  jeśli zespół jest zmęczony po spotkaniu, będzie mniej sprawnie wykorzystywał zadania, które mu zlecasz.

 

Efektywne spotkania biznesowe

Co w takim razie zrobić aby spotkania stały się efektywne biznesowo? Trzeba je dobrze zaprojektować.

Czyli, mówiąc po ludzku Po co się spotykamy.

Określ ten cel maksymalnie szczegółowo.

Ania, Krzysiek i Wojtek przekażą zespołu

Znajdziemy 3 historie, które które chcemy przedstawić potencjalnym klientom.

 

Wiedząc co konkretnie będzie celem łatwiej jest zrealizować pewne zadania. Banalne? Może, i jednocześnie bardzo ważne. Jeśli ludzie nie wiedzą czego będzie się od nich oczekiwało.

Po pierwsze mogą się czuć niepewnie. Im większy stress, tym mniejsza efektywność pracy.

Po drugie nie będą wiedzieli jak się mają przygotować do spotkania. Więc się nie przygotują. Lub jeśli się przygotują, może się okazać, że pójdzie to na darmo. (Nie będzie to fajne, jeśli ktoś poświęci czas a później to co przygotował, nie będzie wykorzystane. Działa to niezwykle demotywująco.)

 

PODPOWIEDŹ!

Zapisz cel spotkania, w widocznym miejscu.

Ważne aby był precyzyjny.

 

 

Czy zadanie nad którym pracujemy dotyczy wszystkich?

To jest częsty błąd! Okazuje się, że niby dotyczy wszystkich jednak 80% czasu poświęca się na jakieś zagadnienie a pozostały czas rozdziela się na małe rzeczy.

Dlatego zadaj sobie pytanie, kto ma się pojawić na spotkaniu biznesowym

Najważniejsza zasada brzmi. Zapraszaj tylko te osoby, które są kluczowe.

Ile razy słyszałem, że na spotkaniu omawiano i rozwiązywano zagadnienia, które nie dotyczyły innych i nie wpływały w istotny sposób na ich pracę.

 

rozwiązanie:

Jeśli potrzebujesz aby osoby wiedziały co się dzieje w projekcie, nie trzymaj ich przez cały czas. Możesz zaprosić je na krótkie spotkanie informacyjne, które może zająć tylko 10 min. Oszczędzasz czas i zwiększasz zaangażowanie.

rozwiązanie 2:

Zadawaj sobie pytanie, czy mogę ten cel osiągnąć w inny sposób? Czy zyskam dzięki temu czas przy zachowaniu jakości?

 

jak zbieram dane od osób, to nie robimy segregowania.

np. jeśli np. chcesz aby osoby, przyniosły sposoby na

 

Najczęściej zawala się gdy zaprasza się osoby, które nie są w istotny sposób związane z projektem. Bo np. powinny wiedzieć. Jeśli powinny wiedzieć. To zrób im dodatkowe, krótkie spotkanie na którym poinformujesz je o postępach.

 

Godzina rozpoczęcia spotkania

Dwie najważniejsze zasady dotyczące godziny rozpoczęcia spotkania to:

  • Ustalić dokładną godzinę i podać ją z wyprzedzeniem
  • Nie tolerować spóźnień.

 

Czemu ustalenie godziny wcześniej jest takie ważne? Lubimy wiedzieć i mieć wiele rzeczy zaplanowanych. Jeśli nie podamy precyzyjnie godziny, będziemy napewno czekać na różne osoby. Czego dzięki temu ich uczymy? Tego, że nie trzeba będzie być punktualnym. Karamy w ten sposób osoby, które przyszły punktualnie. (Nie wiadomo więc czy przyjdą punktualnie następnym razem.)

 

Jeśli ktoś się spóźnia, wysyła sygnał, że jest to tolerowane. Uczymy w ten sposób osoby, że można to robić. No dobrze, ale jak temu przeciwdziałać?

  1. sam dawaj przykład
  2. tłumacz dlaczego bycie punktualne jest ważne
  3. umów się na przestrzeganie zasad
  4. wprowadź, drobne nagrody i kary

 

Tolerowanie spóźniania się powoduje, że spotkania zaczynają się później. Tracimy czas osób, które przyszły punktualnie. A w przyszłości te, który są na czas będą sądziły, że mogą się spóźnić.

 

Pytania podczas spotkania

Warto ustalić zasady dotyczące pytań. Czyli co możemy wybrać?

  • Pytania zadajemy na bierząco
  • Pytania zadajemy na końcu

 

Co osobiście preferuję?

Wolę luźną strukturę z poukładanymi elementami. Czyli wiem gdzie jestem. Słucham czy pytanie jest w istotny sposób związane z tematem. Oraz czy teraz jest dobry moment na odpowiedź. Jeśli tak odpowiadam jeśli nie jest to:

Wprowadzam je na PARKING. Czyli miejsce w którym zapisuje się pytania, na które osoby lub ja powinienem odpowiedzieć, ale z jakiegoś powodu nie chcę robić tego teraz. Bo np. otworzy to nową dyskusję. Może się okazać, że za 15 min i tak bym odpowiadał na to pytanie. I tak dalej.

Jutro, kolejne kroki.