Co zrobić aby wystąpienie publiczne było naprawdę dobre? Przygotowałem dla Ciebie zegar prezentacji. Czyli 12 kroków, które spowodują, że Twoje wystąpienie będzie skuteczniejsze a Ty będziesz czuł się bardziej komfortowo. Więc co konkretnie możesz zrobić?

Na naszej 12 godzinnej tarczy zegara mamy dwanaście rekomendacji. Od pierwszej do szóstej godziny zrób rzeczy jeszcze przed wystąpieniem. Od siódmej do dwunastej, to czas, na samo działanie tuż przed, w trakcie i po wystąpieniu.

Pierwsza część którą powinieneś zrobić koniecznie jeszcze przed wystąpieniem.

Godzina pierwsza

Dowiedz się kto jest Twoim odbiorcą

Innych argumentów użyjesz do osób, które dopiero stawiają pierwsze kroki w zarządzaniu projektami a inaczej będziesz mówił do, „starych wyjadaczy”, którzy już nie jeden projekt przeprowadzili. Jeśli mówisz o rzeczach związanych z opieką nad dziećmi do przyszłych matek to będzie je trochę co innego interesowało, niż panie położne, które zawodowo zajmują się dziećmi tylko w innych sytuacjach.

Jeśli dowiesz się dokładnie kto jest dokładnie Twoją grupą odbiorców i co ją interesuje, będzie Ci o wiele łatwiej ją zainteresować.

Dlatego teraz zastanów się co jest ważne dla Twojej grupy docelowej. Co ona już wie, a czego jeszcze nie wie. Jakie ma zmartwienia oraz czego by chciała się dowiedzieć właśnie od Ciebie. Jeśli jest Ci trudno sobie to wyobrazić, możesz porozmawiać z osobami, które będą na Twoim wystąpieniu. Nie tylko dowiesz się u źródła co ich interesuje ale także nawiążesz pierwszy kontakt.

Jeśli pominiesz ten punkt i nie odkryjesz czego Twoi odbiorcy potrzebują, możesz zrobić bardzo dobre wystąpienia, które nikogo nie zainteresuje. Dlatego odrób lekcję starannie i sprawdź czego potrzebują.

 

Godzina druga

Wystąpienie przygotuj w punktach

Jak już wiesz kto będzie i zdecydujesz co powiesz, przygotuj się do niego. Niektórzy uważają, że przygotowanie polega na dokładnym napisaniu wystąpienia, słowo w słowo. Jest to oczywiście możliwe, jednak taki rodzaj przemówienia jest o wiele trudniejszy do wygłoszenia – wbrew temu co się może wydawać – niż napisanie go np. w punktach.

Jeśli piszesz wystąpienie a później się jego uczysz na pamięć, powinieneś posiadać olbrzymią umiejętność improwizacji. Często się zdarza, że jeśli zapomnisz jakiś wyraz, utkniesz na dobre. Dlatego nie polecam takiego sposobu przygotowania dla osób mało doświadczonych.

Co więc robić? Przygotuj swoje wystąpienia w punktach – takie hasła klucze. Dzięki temu wiesz co w danym momencie masz mówić, jest po kolei oraz dlaczego właśnie tak jest. Swoimi słowami opowiadasz dokładnie to, co chcesz, opowiadasz swoją historię. Co istotne, jeśli potrzebujesz wydłużyć pewne zagadnienie, bo na przykład widzisz olbrzymie zainteresowanie konkretnym podpunktem, możesz to zrobić. Możesz też skrócić wypowiedź i powiedzieć najistotniejsze kwestie bo już Ci się kończy czas. Projektując wystąpienie w punktach jesteś bardziej elastyczny.

 

Godzina trzecia

Odsiej zbędne informacje

Jeśli już przygotowałeś swoje wystąpienie. Przejrzyj je raz jeszcze. Wejdź w buty Twojego widza i zastanów się jakie informacje będą mu potrzebne a które będą zaburzały przekaz. Czasem opowiedzenie dodatkowej historii lub dostarczenie pewnych danych będzie działało na korzyść w innym przypadku wypowiedź będzie tylko zbiorem wielu faktów i opowieści, bez konkretnego przekazu. Jeśli więc jesteś specjalistą w jakiejś dziedzinie, którą zajmujesz się kilka czy kilkanaście lat to dla Ciebie zrozumienie nowych rzeczy nie będzie stanowiło problemu. Jednak jeśli ktoś dopiero zaczyna, jemu zajmuje więcej czasu połączenie faktów dla Ciebie oczywistych. Weź to pod uwagę. Mówi więc tylko o rzeczach istotnych dla sprawy uwzględniając poziom wiedzy Twoich odbiorców.

 

Godzina czwarta

Zrób próbę

Tak, jest to niezwykle ważne. A jest to jest najczęściej pomijany punkt. Wiesz dlaczego tak się dzieje? Najczęstszym wytłumaczeniem które słyszę od moich kursantów jest to, że nie mam czasu! „Jest tak dużo rzeczy, które muszę zrobić… raporty, spotkania z pracownikami i klientami. Na próbę nie mam już czasu. Coś tam powiem. Jakoś to będzie” – mówią. Owszem. Będzie to kolejne wystąpienie, które niczym się nie wyróżni a Ty na nim mało zyskasz. Lecz jeśli tylko potraktuje się wystąpienie jako kolejny kanał informacji czy sprzedaży, oszczędzisz czas, nie musząc przekonywać np. każdego pracownika z osobna lub umiejętnie sprzedając publicznie swoją idee lub produkt. Ja myślę więc, że warto robić próby.

Dodatkowo, jeśli próbujesz, rozwiniesz swoje umiejętności, wpadasz na nowe pomysły, których do tej pory nie widziałeś a w przyszłości będziesz poświęcał o wiele mniej czasu, mając jeszcze lepsze efekty.

 

Godzina piąta

Otrzymaj informację zwrotną

Dobra próba wiąże się z informacją zwrotną. Więc jak to zrobić skutecznie? Często my sami jesteśmy dla siebie niezwykle krytyczni dlatego, proszę Cię o jedno, nie nagrywaj siebie. Rekomenduję ten sposób raczej dla osób, które są już bardziej doświadczone. Oglądając siebie skupiasz się najczęściej nie na tym co jest najważniejsze a na tym, że Twój głos brzmi dziwnie, – tak brzmi dziwnie bo od wewnątrz słyszymy się inaczej niż od zewnątrz, skupiamy się na tym jak wyglądamy i jak się zachowujemy – najczęściej nie jest to coś najistotniejszego, a my sobie zawracamy tym głowę.

Jeśli chcesz otrzymać dobrą informację zwrotną zrób tak. Znajdź kogoś kto wysłucha Twojego wystąpienia, a najlepiej znajdź dwie takie osoby. Kogoś, kto zna się, inaczej mówiąc, czuje wystąpienia wystąpienia publiczne. Oraz kogoś, kto jest potencjalnym odbiorcą. Te osoby pokażą Ci Twoje wystąpienie z dwóch rożnych perspektyw. Dzięki tym spojrzeniom naprawdę dostrzeżesz zupełnie inne rzeczy.

 

Godzina szósta

Popraw błędy

Co to oznacza? Nie, że masz poprawiać wszystko co tylko usłyszałeś od tych osób. Przemyśl co usłyszałeś i zdecyduj. Co jest najważniejsze i możliwe do zmiany. Oczywiście, jeśli masz dużo czasu do premiery, to popraw tak dużo jak tylko się uda. Jeśli masz tylko kilka czy kilkanaście godzin do prezentacji ,wybierz dwie lub trzy najważniejsze rady i je uwzględnij. Jeśli tuż przed wystąpieniem będziesz chciał wywrócić połowę rzeczy do góry nogami – a wcześniej nie miałeś doświadczenia w występowaniu publicznym – efekt może być wręcz opłakany. Więc nie ryzykuj w tym aby Twoje wystąpienie było aż nad to rewolucyjne. Nie potrzebujesz rewolucji, potrzebujesz ewolucji.

 

Te wszystkie rzeczy o których czytałeś powinieneś zrobić jeszcze przed wystąpieniem. Jednak nieubłaganie zbliża się czas Twojego wystąpienia. Na co więc powinieneś zwrócić uwagę tuż przed, w trakcie i chwilę po? Już mówię.

 

Godzina siódma

Sprawdź czy masz wszystko

Jeszcze przed wyjściem z domu/hotelu sprawdź czy masz wszystko co jest Ci potrzebne do prezentacji. Kilka razy przekonałem się, że dobra lista, którą przeglądam dwukrotnie, jest niezwykle przydatna, bo oszczędza niepotrzebnego stresu. Co więc się na niej powinno znaleźć?

  1. dopasowane ubranie – sprawdź wcześniej, czy wszystko masz i czy to pasuje. Oraz co istotne, czy pasuje do siebie. Jeśli nie wiesz czy ubranie jest dopasowane i odpowiednie, zapytaj kogoś, kto się na tym zna.
  2. Drobne rzeczy: Pasta do butów/ chusteczki higieniczne / igła i nitka / guma do żucia
  3. Prezentacja – weź właściwą wersję (przyznam, się, że raz zdarzyło mi się wziąć wersję przed ostatnią prezentacji, nie jest to najmilsze uczucie, gdy wyświetlasz prezentację i wiesz, że to już poprawiałeś.
  4. Pamiętaj o pilocie do przełączania slajdów – czasem organizator zapewnia taki sprzęt, lecz jednak co będzie jeśli nie zapewni? Będziesz uwiązany z laptopem lub będziesz co chwila krzyczał do kogoś, poproszę następny slajd.
  5. Bądź pewny czy bateria w pilocie do przełączania slajdów jest nowa – nie potrzebujesz się stresować, gdy w trakcie prezentacji nie będziesz mógł przerzucić slajdu a wymiana baterii trwa trochę, jeśli ktoś będzie miał je oczywiście pod ręką.
  6. Woda niegazowana – to chyba oczywiste, lepiej móc się napić w trakcie wystąpienia.
  7. Dowiedz się, czy będzie komputer. Czy  masz wziąć swój. Jeśli tak to także pamiętaj, żeby wziąć ze sobą przejściówkę do rzutnika. (dotyczy to użytkowników maców)

No i coś dodatkowego dla panów. Jeśli masz się ogolić to zrób to kilka godzin wcześniej (choć zależy jak szybko rośnie Tobie zarost). Ja już mam to sprawdzone i ogolę się na godzinę przed, mogę się pozacinać (mam delikatną skórę i czasem mi się to zdarza) a nie ma nic gorszego jak zaczerwieniona od zacięć skóra szyj. Więc jeśli to zrobisz z większym wyprzedzeniem nawet jeśli się zatniesz po jakimś czasie nie będzie to już widoczne.

 

Godzina ósma

Stój na dwóch nogach i oddychaj przeponą

To jest rada ogólna jednak dająca olbrzymią siłę. Jeśli stoisz równomiernie na dwóch nogach o wiele łatwiej jest wejść w stan komfortu w którym zaczniesz występować. Nawet jeśli czujesz na początku wystąpienia dyskomfort, szybciej on zniknie jeśli poczujesz siłę stojąc równomiernie na nogach. Podobnie będzie jeśli będziesz oddychał nisko i swobodnie, angażując przeponę w ten naturalny proces. Nie mówię, że nie będziesz odczuwał stresu, najprawdopodobniej będzie Ci on towarzyszył. Jednak będzie go mniej niż gdybyś nerwowo przestępował z nogi na nogę i brał szybkie, nieregularne hausty powietrza. Stój więc pewnie na nogach i oddychaj swobodnie a zyskasz większy komfort.

 

Godzina dziewiąta

Nawiąż kontakt wzrokowy z publicznością

Pamiętaj, że na środku jesteś nie dla siebie a dla ludzi. To do nich mówisz. Jeśli rozmawiasz ze swoim znajomym zgaduję, że najczęściej patrzysz na niego. Mam rację? To dlaczego nie masz patrzeć na osoby do których mówisz? Nie patrzy ani w sufit ani w podłogę. Nie powinieneś też patrzeć ponad ludźmi. Jeśli przeczytałeś gdzieś, że powinieneś patrzeć na jedną osobę, która wydaje Ci się najbardziej przyjazna lub tym bardziej w punkt między oczami. To zapomnij o tym natychmiast.

Powiem to raz jeszcze. Jesteś tam dla ludzi. Więc jeśli mówisz do podłogi lub sufitu, nie szanujesz swoich odbiorców. Jeśli mówisz tylko do jednej osoby, będzie ona przytłoczona Twoją uwagą a reszta będzie się czuć zignorowana. A jeśli chcesz nadal używać tego idiotycznego pomysłu patrzenia pomiędzy oczy, zrób mały eksperyment i poproś aby ktoś gdy będzie mówił do Ciebie patrząc Ci pomiędzy oczy. Założę się, że nie będziesz czuł się komfortowo. Jeśli Ty nie czujesz się komfortowo czemu chcesz taki dyskomfort serwować innym?

Co więc zrobić? Patrz w danej chwili tylko na jedną osobę. Ona przez kilka sekund jest dla Ciebie najważniejsza. A za chwilę wybierz inną. I tak co kilka sekund patrz na nową osobę, zmieniaj osobę do której mówisz. Dzięki temu więcej odbiorców będzie zaangażowanych w proces wystąpienia niż jak byś miał mówić tylko do jednej czy dwóch osób.

 

Godzina dziesiąta

Zacznij mówić

Jeśli już stoisz na nogach, oddychasz przeponowa i nawiązałeś kontakt wzrokowy. Zacznij mówić. Skup się na na „tu i teraz”. Bez rozmyślania o Twoim szczegółowo zaplanowany działaniu. Jeśli dobrze wykonałeś zadanie i zrobiłeś kilka prób, to z pewnością wiesz co chcesz powiedzieć. Więc zacznij i zobacz co będzie. Nie skupiaj się na tym, jaka może być reakcja Twojej widowni. Nie skupiaj się na tym co się może stać. Nie skupiaj się na rzeczach na które nie masz wpływu. Nie przewidzisz wszystkich sytuacji. A jeśli zaczniesz się zamartwiać i rozmyślać o tym co by było gdyby, to odbierzesz sobie siłę i pewność siebie. Dlatego zacznij mówić pełnym głosem i pełnym przekonaniem.

 

Godzina jedenasta

Reaguj na odbiorców

No właśnie a jeśli, ktoś zacznie ziewać? Zada jakieś pytania? Trzaśnie drzwiami? Zadasz sobie pytania – Jak mam się wtedy zachować? Odpowiadam wtedy: A jak normalnie zareagowałbyś? Jak byś odpowiedział? Jeśli już wiesz jak byś zareagował lub odpowiedział, to właśnie tak zrób. Nie ma nic gorszego jak oglądanie kogoś kto reaguje w sztuczny i wymyślony sposób. Jest to wręcz męczące. Muszę Ci powiedzieć, że ludzie chcą oglądać Ciebie. Przyszli bo chcą się dowiedzieć czego od Ciebie, dlatego bądź sobą i reaguj na to co widzisz i słyszysz. Naturalne reagowanie na odbiorców będzie o wiele bardziej wiarygodne niż wydeklamowanie choćby najpiękniej ułożonej przemowy. Ludzie naprawdę lubią naturalność.

 

Godzina dwunasta

Dopiero po wystąpieniu zastanawiaj się co poprawić

Dopiero jak zejdziesz ze sceny. Możesz zacząć analizować krok po kroku, wszystko co zrobiłeś lub czego nie zrobiłeś. Przyjrzyj się wszystkim błędom. Porozmawiaj z ludźmi i zapytaj o jedną rzecz, którą powinieneś robić więcej i jedną rzecz którą powinieneś robić mniej. Zapytaj też, co było najmocniejszym punktem Twojego wystąpienia a co było najsłabszym. Pytaj się też dlaczego. Jeśli zrozumiesz swoje mocne strony, będziesz mógł ich używać częściej. To samo się stanie gdy dowiesz się o swoich niedoskonałościach. Tylko to wszystko może się zadziać dopiero wtedy kiedy zejdziesz ze środka. Jeśli zaczniesz panicznie naprawiać swoją prezentację będąc jeszcze przed ludźmi, to będzie klęska. Wnioski wyciągaj po wystąpieniu.

 

Gratuluję udało Ci się przejść wszystkie dwanaście etapów. Wyciągnąłeś wnioski. Jesteś już lepszy i skuteczniejszy. Masz większe doświadczenie. Dlatego jeśli dostaniesz propozycję wystąpienia publicznego. Wróć raz jeszcze do pierwszej godziny i zacznij wszystko od początku. Za każdym razem będzie inaczej, często łatwiej, ale nie pomijaj żadnej z godzin bo to może się skończyć niedobrze.