Jeśli jeszcze nie czytałeś, Co zrobić jeszcze przed wystąpieniem cz. I, zacznij od niego.

Jeśli przeczytałeś, wiesz jak ważne jest zbadanie grupy oraz określenie celu. Czas na kolejny krok.

Określ warunki brzegowe, czyli PAP w praktyce.

Ten etap jest planowaniem strategii. Nie musisz wiedzieć dokładnie co powiesz i jak powiesz. Ważniejsze jest zdobycie wiedzy i uzmysłowienie sobie wszelkich granic, potrzeb oraz ograniczeń.

Odpowiedz sobie na pytania (część danych ustaliłeś już wcześniej):

  • Jak długo będę występował? (Czas)
  • Do kogo będę mówił? (Widz)
  • Co chcę osiągnąć? (Cel)

Dzięki tym kryteriom będziesz mógł wyciągać kolejne wnioski, ale o nich za chwilę.

Przykład:

U mnie, przygotowanie do wystąpienia o customer experience, wyglądało tak.

Wiedziałem, że wystąpienie będzie trwało 30 min. Na widowni będzie około 40 osób, prowadzących małe i średnie biznesy (różne branże – zebrałem informacje jakie konkretnie), publiczność niewiele wiedziała o temacie, o którym będę mówił (wiedziałem to z rozmów). Ustaliłem, że celem będzie pokazać korzyści, związane z wprowadzeniem customer experience w ich biznesach.

Strategia w praktyce

Masz już bazę, czyli cel, widza i czas. Teraz trzeba przejść do wyciągnięcia wniosków w trzech wymiarach. Te metodę, nazwałem PAP. Obrazuje to szczegółowo infografika.

  • Przykłady
  • Akcent
  • Priorytety

 

Przykłady (realizujące cel)

wymiar: (widz – cel)

W tym wymiarze tworzysz hasłowo listę przykładów, które mogą realizować cel i są dostosowane do Twojego widza. Czyli w moim przypadku, była to lista zastosowań cusomer experience w salonach urody, restauracjach, sklepy, np.: (ze zdrową żywnością, armatury łazienkowej), produkcja mebli, drukarnia, organizowanie wyjazdów, pośrednictwo nieruchomości, produkcja koszulek, organizowanie eventów i usługi doradcze.

Najczęstszym błędem na tym polu jest pominięcie istotnej czy dużej grupy. Kiedyś byłem na wystąpieniu architekta, który mówił o zasadach aranżowania sklepów. Opowiadał o tym temacie używając przykładów z sieci handlowych. Mówił niezwykle ciekawie i przez to dotarł do przedstawicieli dużych sklepów, których, uwaga, było dwóch na sali. W ten prosty sposób pominął bardzo liczebną grupę swoich odbiorców i nie było to celowe działanie. Rozmawiałem z nim po prezentacji. Sam przyznał, że grupa przedstawicieli małych sklepów, mogła poczuć się zignorowana.

 

Akcent (na odbiorcy)

wymiar: (czas – widz)

Zastanów się, które grupy klientów, jednostki, są istotne z Twojego punktu widzenia. Czasem zdarza się, że osoby podejmujące decyzje w firmie są z pewnego działu. Innym razem, któraś z branży jest dla Ciebie strategiczne ważna. Zrób listę. Ważne abyś miał/a to określone, dzięki temu będziesz wiedział/a na czym się skupić.

U mnie wyglądało to tak.

Usługi doradcze – ***

Salony urody – **

Organizowanie eventów/organiozowanie turystyki – **

Sklepy – *

Produkcja mebli – *

Produkcja koszulek – *

Pośrednictwo nieruchomości – *

Drukarnia – *

Restauracje – *

Możesz sam zdecydować, co jest najważniejsze. Już samo spisanie i uszeregowanie daje dużą świadomość. Dlatego ważne jest, abyś sobie zrobił taką listę.

 

Priorytety (zagadnień)

Wymiar: (czas – cel)

Znasz może metodę MoSCoW, którą używa się do ustalania priorytetów przy zarządzaniu projektami w modelu AGILE? Jeśli tak, to super, jeśli nie to za chwilę ją poznasz. Możesz ten sposób wykorzystać także przy ustalaniu ważności tematów/obszarów Twojego wystąpienia. Jak to działa? Ustalasz co jest najważniejsze, według klucza:

  • Must (musi być) – co musi się znaleźć w wystąpieniu, bez czego nie zrealizujesz celu.
  • Should (powinien być) – co powinno być w prezentacji i ma istotny wpływ na wystąpienie.
  • Could (może być) – może się znaleźć w prezentacji, ale nie jest kluczowe do osiągnięcia celu, /np. jest na to mało czasu/.
  • Won’t (nie tym razem) – w ogóle nie wspiera Twojego celu i nie powinno się znaleźć w prezentacji.

Na tym etapie nie zastanawiasz się jeszcze JAK masz to osiągnąć. Ustalasz ogólne kierunki.

Przykład.

Czyli jeśli moim celem było, pokazanie korzyści wynikających z zastosowanie customer experience w typach biznesów osób, które siedzą na widowni.

  • Must-em w tym przypadku będzie odpowiedź na pytania Czym jest cusomer experience? Jakie są punkty styku klienta z firmą. (Jeśli moi widzowie nie będę wiedzieli co to jest, to na pewno ich do tego nie przekonam.)
  • Should – Powinny być przykłady sukcesów w branżach zbliżonych do ich własnych.
  • Could – (może być) Sytuacje, w których warto się wstrzymać. Co robić krok po kroku, aby wdrożenie przyniosło ustalone cele.
  • Won’t – (nie tym razem) Narzędzia do wprowadzania customer experience.

Niezwykle ważne! Im, krótsze jest wystąpienie tym więcej energii trzeba poświęcić, aby dobrze ustawić priorytety.

 

Wyłuskaj najważniejsze

Używając PAP, dojdziesz do esencji, która da Ci niezbędną wiedzę. To twój strategiczny plan. Bez niego nie będziesz w stanie trafnie zaprojektować wystąpienia, a wszystkie kolejne kroki powinny być następstwem wniosków, które wyciągnąłeś na tym etapie.

Mocne wystąpienie – to wystąpienie dla Twoich odbiorców, a nie dla Ciebie.

 

Strategię masz już ustaloną, czas na zastanowienie się jakich narzędzi użyjesz, aby ją zrealizować.

 

Jak to zrobić?

Wiedząc, że na widowni siedzą różne osoby, trzeba do nich jakoś dotrzeć. Ale uwaga, nie wyważaj otwartych drzwi. Jest kilka metod na to, jak do nich trafić. Nie mówię tu o metodzie – słuchowcy, wzrokowcy i kinestetycy, która to, nie wnosi dużych zmian. Jest coś o wiele efektywniejszego.

4mat, czyli sposób docierania do ludzi

Różnimy się między sobą stylem przetwarzania i przyswajania informacji, to fakt. Sprawia to zarówno nauczycielom jak i prezenterom, dodatkową trudność, a przynajmniej sprawiało do 1972 roku, kiedy to dr. Bernice McCarthy zaproponowała model 4mat, aby pomóc nauczycielom prowadzić skuteczne lekcje. Dzięki niej, dziś już wiemy jak docierać do różnych osób, aby rozumiały więcej, z tego co mówimy.

Jak to działa? Dla jednej grupy liczą się fakty, dla innych korzyści, niektórzy będą nastawieni na praktyczne wdrożenie, w kolejnym przypadku ważniejsze będą umiejętności. Dlatego, aby uporządkować te grupy spójrz na te pytania.

  • po co?
  • co?
  • jak?
  • co jeśli?

 

Po co? (mam Cię wogóle słuchać/ Podaj mi korzyści.)

Dla niektórych osób ważne będzie jeśli wytłumaczysz, po co jest ta wiedza lub zagadnienie, o którym mówisz. Konieczne będzie pokazanie korzyści.

Co? (to jest? Kto to to wymyślił? Jakie dane i fakty za tym stoją?)

Dla innych ważne będzie, jeśli podasz nazwiska naukowców, przytoczysz dane, które to potwierdzą. Bo przecież, to trzeba obiektywnie sprawdzić, zmierzyć, zważyć.

Jak? (mam to zrobić? Interesuje mnie nabycie tych umiejętności.)

Z pewnością na widowni znajdzie się ktoś kto powie: „dobrze, ale jak mam to zrobić? Bo mi tu mówisz, że to takie ważne, interesujące. Powiedz mi jak?”

Co jeśli? (będzie inaczej niż mówisz?)

Przecież w życiu zdarzają się odstępstwa od reguł, chcę to wprowadzić w życie, ale także ustalić co działa, a co nie działa w moim przypadku.

Grupa, która widzi wyjątki oraz jest nastawiona na bardzo praktyczne wdrożenie. Często są to osoby, które są wyćwiczone w szukaniu odstępstw od reguł.

Kiedyś prowadziłem szkolenie dla prezesa jednej z większych firm, pokazywałem jak ma stanąć kiedy będzie mówił (ledwo zaczęliśmy ćwiczyć, on na to: a co w przypadku, jeśli będę siedział) – tak, to właśnie osoba z tej grupy.

Pamiętaj. Każdy z nas umie przełączać się pomiędzy tymi obszarami, choć z reguły, mamy swój jeden ulubiony sposób przetwarzania informacji. Chcąc więc dotrzeć do całej widowni, powinniśmy odnosić się do wszystkich grup.

Także na tym etapie, wiedząc to wszystko co ustalałeś wcześniej, odpowiadasz na poniższe pytania:

  • jak zacząć i od czego?
  • jak zbudować opowieść?
  • jakie dane przytoczyć?
  • z których środków retorycznych chcesz skorzystać?
  • planujesz jakoś zagospodarować przestrzeń, jak?
  • co przewidujesz w obszarze wizualnym?
  • jak chcesz zakończyć?

 

Tutaj już konkretnie ustalasz dokładniejszy scenariusz wystąpienia. Spisujesz i układasz w kolejności, różne przykłady, argumenty, hasła. Jednak co będzie największym wyzwaniem, to zgoda na to, że to co teraz ułożysz, na drodze próby – o której w następnym artykule – z całą pewnością, będzie się zmieniało. Teraz do dzieła.